Dane firmowe wyglądają niewinnie: nazwa, NIP, adres, PKD, czasem e-mail. Problem zaczyna się w momencie, gdy traktujesz je jak tabelę prawdy o rynku i wyciągasz z nich wniosek typu „w tym mieście jest 39 firm z tej branży” albo „ta firma na pewno działa”. Ten wpis jest o tym, jak czytać te dane, żeby nie zbudować na nich złej decyzji — i czego z nich nie wyczytasz, choć bardzo by się chciało.
Świadomie nie podajemy tu liczby firm w Polsce. Nie dlatego, że jej nie znamy — dlatego, że każda taka liczba zależy od źródła, daty i definicji (czy liczymy zawieszone, czy tylko aktywne, czy jednoosobowe działalności, czy jednostki lokalne). Wpis jest o metodzie, nie o rozmiarze rynku.
Trzy rejestry, które mówią różne rzeczy
Jeśli szukasz danych o firmie, prędzej czy później trafisz na trzy źródła i musisz wiedzieć, które jest władne w jakiej sprawie:
- CEIDG — jednoosobowe działalności gospodarcze. Tu sprawdzasz, czy JDG istnieje, jaki ma adres i status. Wpis w CEIDG jest oświadczeniem przedsiębiorcy, więc bywa nieaktualny, dopóki sam go nie zmieni.
- KRS — spółki i inne podmioty podlegające wpisowi. Tu liczy się nie tylko istnienie, ale i wpisy z mocy prawa: wspólnicy, zarząd, przekształcenia.
- REGON — identyfikator statystyczny (9 cyfr, a 14 dla jednostek lokalnych). To nie jest rejestr „prawdy o firmie”, tylko spis podmiotów gospodarki narodowej; bywa pierwszy, który zauważy zmianę, ale sam nie rozstrzyga spraw spornych.
Praktyczny wniosek: NIP jest kluczem, nazwa nie jest. Jeśli dwie bazy różnią się nazwą tej samej firmy, prawie zawsze chodzi o nazwę handlową kontra nazwę rejestrową, a nie o dwie firmy.
Nazwa to nie identyfikator — i to boli najbardziej
Ten sam ciąg znaków potrafi znaczyć trzy różne rzeczy: miasto, gminę i powiat. Do tego nazwa powtarza się w różnych województwach. W danych, które dostajesz od dowolnego dostawcy, prowadzi to do klasycznego błędu: rekord o nazwie „Katowice” trafia pod czysty adres i wygląda na reprezentanta całego miasta.
W naszej bazie widać to wprost: strona powiatu katowickiego opisuje 46 731 firm, a osobny wpis o nazwie „Katowice” w innym województwie to kilkadziesiąt rekordów. Gdyby nazwa była kluczem, te dwa zbiory zlałyby się w jeden — i powstałaby liczba, która nie znaczy nic.
Dlatego przy każdej analizie sprawdzaj jednostkę terytorialną, nie nazwę: czy patrzysz na miasto, gminę, czy powiat, i w jakim województwie. Dobra baza podaje to jawnie w nagłówku strony, a nie tylko w adresie.
PKD to nie branża
Kod PKD jest przypisany do działalności, a nie do firmy. Jedna firma może mieć kilkadziesiąt kodów: jeden przeważający i resztę dodatkowych. Trzy pułapki, które widzimy regularnie:
- Kod przeważający bywa historyczny. Firma zaczynała jako handel, dziś buduje — a w rejestrze nadal wisi handel, bo nikt tego nie zmienił.
- Kod bywa pojemny. Wiele firm ma przeważające PKD z kategorii „pozostała działalność” albo doradztwa, niezależnie od tego, co realnie robi.
- Kod nie mówi, kto kupuje. Rejestr nie wie, czy firma jest płacącym klientem, czy wegetuje na minimalnym obrocie.
Jeśli budujesz segment na PKD, traktuj wynik jako listę do weryfikacji, nie jako gotowy rynek. Różnica między „30 firm w tym kodzie” i „30 firm, które realnie robią to, czego szukam” bywa kilkukrotna — i to jest praca, której żaden rejestr za Ciebie nie zrobi.
Czego w danych firmowych nie ma
To lista rzeczy, o których klienci pytają najczęściej, a których rejestr nie zawiera:
- Kontaktu do każdej firmy. W naszej bazie e-mail ma 28% firm, a telefon 21%. Reszta to firmy, do których trzeba zadzwonić pod numer z rejestru albo napisać na adres korespondencyjny — i to jest normalny stan rynku, nie wada konkretnego pliku.
- Intencji zakupu. Firma w bazie nie znaczy „firma zainteresowana twoją ofertą”. Segmentacja po PKD zawęża listę, ale nie tworzy popytu.
- Wielkości i przychodu. Rejestry publiczne nie publikują przychodów ani liczby pracowników w sposób, który dałby się porównać między formami prawnymi.
- Aktualności co do minuty. Data synchronizacji to informacja o opóźnieniu, nie o teraźniejszości. Jeśli baza była odświeżana tydzień temu, to jest to informacja o wieku danych, którą trzeba uwzględnić w decyzji (więcej w tekście o sprawdzaniu aktualności bazy).
Test w pięć minut, który warto zrobić zawsze
Zanim użyjesz danych do decyzji, weź 20 losowych rekordów i sprawdź:
- NIP w rejestrze — czy firma istnieje i czy status się zgadza (CEIDG dla JDG, KRS dla spółek). Jak to zrobić krok po kroku, opisujemy w tekście o sprawdzaniu firmy po NIP.
- Jednostkę terytorialną — czy „Katowice” na liście to miasto, gmina, czy powiat, i czy zgadza się województwo.
- Datę synchronizacji — czy jest podana wprost, czy tylko „dane aktualizowane codziennie”.
- Kompletność kontaktu — jaki odsetek rekordów ma e-mail i telefon. Jeśli w próbce 20 rekordów jest jeden e-mail, w całym pliku będzie podobnie.
- PKD kontra nazwa — czy kod przeważający ma sens wobec tego, co firma robi.
Jeśli po tych pięciu krokach dane się zgadzają, masz podstawę do pracy. Jeśli nie — masz pytanie do dostawcy, a nie problem do obejścia formułą w arkuszu.
Co z tego wynika dla zakupu bazy
Kupujesz nie „liczbę rekordów”, tylko zbiór, który da się zweryfikować. Dlatego w naszym katalogu baz każda strona podaje, ile rekordów zawiera, jaka jest jednostka terytorialna i jak wygląda kompletność kontaktu — a nie tylko wielką liczbę na banerze. Jeśli dostawca nie potrafi pokazać tych trzech rzeczy przed zakupem, to nie jest kwestia ceny, tylko tego, czy dowiesz się, co realnie kupiłeś.
Najczęstsze pytania
Czym różni się adres stałego miejsca wykonywania działalności od adresu do doręczeń?
W CEIDG przedsiębiorca może wskazać jedno główne stałe miejsce wykonywania działalności oraz odrębny adres do doręczeń (np. biuro rachunkowe lub wirtualne biuro). Dodatkowo może zgłosić dowolną liczbę dodatkowych stałych miejsc działalności (oddziały, warsztaty, sklepy stacjonarne). Dla działań B2B istotne jest rozróżnienie adresu operacyjnego od korespondencyjnego, aby nie kierować przedstawicieli handlowych pod adres księgowości.
Dlaczego kod przeważający PKD w rejestrze często nie odpowiada rzeczywistej ofercie firmy?
Kod PKD deklaruje sam przedsiębiorca w momencie zakładania działalności lub aktualizacji wpisu. Często wybiera kod najszerszy lub pierwszy z brzegu, a w miarę rozwoju biznesu zmienia profil, nie aktualizując wpisu w CEIDG, ponieważ brak aktualizacji rzadko wiąże się z natychmiastową sankcją. Dlatego segmentację po PKD należy zawsze traktować jako punkt wyjścia i weryfikować stronę WWW lub ofertę.
Jak rozróżnić miasto na prawach powiatu od powiatu ziemskiego w rejestrze TERYT?
W polskim podziale terytorialnym 66 miast funkcjonuje na prawach powiatu (tzw. powiaty grodzkie, np. Poznań, Kraków, Gdynia). Obok nich istnieją powiaty ziemskie o tej samej nazwie obejmujące okoliczne gminy wiejskie i miejsko-wiejskie (np. powiat poznański, powiat krakowski). Baza oparta na TERYT rozróżnia te jednostki kodem identyfikacyjnym, co zapobiega zliczaniu przedsiębiorców z całego powiatu do puli miejskiej.
Czy data rozpoczęcia działalności w CEIDG oznacza faktyczny staż rynkowy firmy?
Nie zawsze. Data rozpoczęcia działalności oznacza formalny start bieżącego wpisu. Jeżeli przedsiębiorca przekształcił działalność jednoosobową w spółkę z o.o., w KRS pojawi się nowa data rejestracji spółki, mimo że biznes operacyjnie działa na rynku od 15 lat. Odwrotnie: firma mogła powstać w 2010 r., ale przez 8 lat pozostawać formalnie zawieszona. Zawsze sprawdzaj historię zawieszeń w CEIDG.