Kontrola jednej firmy przed współpracą zajmuje dwie minuty, jeśli wiesz, do którego rejestru zajrzeć. Problem polega na tym, że rejestrów jest kilka, mają różne zakresy i żaden z nich nie jest kompletnym obrazem firmy — a sprzedawcy baz często wmawiają, że ich dane „pochodzą z rejestrów”, jakby to cokolwiek rozstrzygało.
Poniżej: co gdzie sprawdzić, jak czytać wynik i czego nie znajdziesz nigdzie.
Trzy identyfikatory, których nie wolno mylić
- NIP — numer podatkowy, 10 cyfr. Identyfikuje podmiot wobec urzędu skarbowego. Ma cyfrę kontrolną, więc błędnie przepisany numer da się odsiać lokalnie, bez pytania kogokolwiek.
- REGON — numer statystyczny GUS, 9 cyfr dla podmiotu i 14 dla jednostki lokalnej (oddział, filia). Ta sama firma może mieć kilka numerów 14-cyfrowych i to jest poprawne.
- KRS — numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, 10 cyfr. Dotyczy spółek, fundacji, stowarzyszeń i innych podmiotów podlegających wpisowi — nie jednoosobowych działalności.
Jednoosobowa działalność gospodarcza nie ma numeru KRS. Spółka ma wszystkie trzy. Jeśli w bazie „spółka” nie ma KRS albo „JDG” ma — rekord jest złożony z dwóch różnych firm albo zmyślony.
Gdzie sprawdzać
- CEIDG (aplikacja.ceidg.gov.pl) — jednoosobowe działalności gospodarcze oraz wspólnicy spółek cywilnych. Widać status: aktywna, zawieszona, wykreślona, data rozpoczęcia, zawieszenia i wznowienia.
- KRS (wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl) — spółki prawa handlowego, fundacje i stowarzyszenia. Sprawdzasz skład zarządu, sposób reprezentacji, kapitał zakładowy, wzmianki o złożonych sprawozdaniach finansowych oraz postępowania upadłościowe lub likwidacyjne.
- REGON / BIR (wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl) — Baza Internetowa REGON GUS: punkt przecięcia danych. Pozwala zestawić ze sobą NIP, REGON i oficjalną nazwę oraz zidentyfikować 14-cyfrowe jednostki lokalne (oddziały).
- Biała Lista Podatników VAT (podatki.gov.pl) — wykaz prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Pozwala sprawdzić, czy podmiot jest czynnym podatnikiem VAT oraz zweryfikować oficjalny numer firmowego rachunku bankowego zgłoszonego do urzędu skarbowego.
Kolejność ma znaczenie: najpierw REGON lub Biała Lista VAT, żeby upewnić się, że patrzysz na właściwy podmiot, potem CEIDG albo KRS zależnie od formy prawnej. Odwrotna kolejność kończy się analizą dwóch różnych firm o podobnej nazwie handlowej.
Czego nie wyczytasz z żadnego rejestru
- Adresu e-mail i telefonu. Rejestry ich nie publikują w standardowym zakresie. To, co widzisz w bazie, pochodzi z innych źródeł — i to jest właśnie miejsce, w którym bazy się od siebie różnią. Więcej o tym w artykule czy baza z CEIDG ma adresy e-mail.
- Skali działalności. Rejestr nie mówi, czy firma zatrudnia dwie osoby, czy dwieście. Przychody widać w sprawozdaniach finansowych w KRS dla spółek — ale nie dla jednoosobowych działalności.
- Aktualności kontaktu. Firma może być aktywna i mieć nieaktualny e-mail. To dwa niezależne wymiary i mylenie ich jest najczęstszym błędem w ocenie bazy.
Jak to przełożyć na zakup bazy
Rekord, który nadaje się do pracy, ma komplet identyfikacyjny plus status plus datę:
| Pole | Po co |
|---|---|
| NIP | klucz deduplikacji — po nim scalasz rekordy, nie po nazwie |
| REGON | rozpoznanie jednostek lokalnych tej samej firmy |
| KRS | tylko dla podmiotów, które go mają (puste pole jest poprawne) |
| forma prawna | decyduje, czy masz do czynienia z danymi firmy, czy osoby fizycznej |
| status | aktywna / zawieszona / wykreślona — bez tego wysyłasz do martwych |
| PKD główne | segmentacja po branży |
| gmina, powiat, województwo | segmentacja po terenie, spójna z TERYT |
| data synchronizacji | jedyna obrona przed bazą sprzed roku |
Jeśli w próbce nie ma statusu — nie kupuj. Status to nie „miły dodatek”: w rejestrach siedzą setki tysięcy podmiotów, które już nie działają. Nasza metodologia opisuje, skąd bierzemy dane i jak liczymy kompletność, żeby nie trzeba było wierzyć na słowo.
Test próbki w praktyce
Poproś o 20 rekordów i sprawdź pięć z nich po numerach, nie po nazwach:
- Czy NIP w bazie zgadza się z NIP-em w rejestrze (nie tylko nazwa).
- Czy status w bazie zgadza się ze statusem w rejestrze.
- Czy adres siedziby jest aktualny.
- Czy kod PKD odpowiada temu, co firma realnie robi.
- Czy forma prawna jest poprawna.
Dwa niezgodne rekordy na pięć to sygnał, że baza była robiona raz i od tamtej pory nie ruszana. Próbka jest mała i nie reprezentatywna — realny odsetek błędów będzie wyższy, nie niższy.
Rekordy, których nie potrzebujesz
Warto wiedzieć, co odsiać, bo duża liczba rekordów bywa jedynie wynikiem liczenia zawieszonych i wykreślonych:
- podmioty wykreślone z rejestru — historia, nie rynek,
- działalności zawieszone od lat — formalnie istnieją, kontaktowo nie,
- duplikaty po przekształceniach (ta sama firma, dwa NIP-y w historii).
Płacenie za rekord wykreślony to płacenie za wpis w archiwum. Dlatego przy wycenie patrz nie na „liczbę rekordów”, ale na liczbę rekordów aktywnych z kontaktem — i porównaj ją z tym, co dostajesz w próbce.
Segmentację po branży i regionie znajdziesz w naszych zestawieniach: firmy wg branży, wg kodu PKD, wg województwa, wg powiatu. Zanim kupisz cokolwiek u kogokolwiek, sprawdź, czy potrafi pokazać Ci taki wycinek na sucho — bez tego nie masz jak zweryfikować, co jest w środku pliku.
Najczęstsze pytania
Jak sprawdzić, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT?
Wpisz 10-cyfrowy NIP w wyszukiwarce Białej Listy Podatników VAT na portalu podatki.gov.pl. System Ministerstwa Finansów wskaże aktualny status (podatnik VAT czynny, zwolniony lub wykreślony), datę rejestracji do VAT oraz zgłoszone do urzędu skarbowego numery rachunków rozliczeniowych. Płatność na rachunek spoza Białej Listy powyżej 15 000 zł pozbawia prawa do zaliczenia wydatku w koszty podatkowe.
Czy po NIP można sprawdzić zadłużenie firmy?
W rejestrach publicznych (CEIDG, KRS) nie ma informacji o bieżących długach handlowych, chyba że wobec spółki otwarto postępowanie restrukturyzacyjne, układowe lub upadłościowe (wtedy adnotacja pojawia się w dziale 6 KRS). Zadłużenie handlowe można sprawdzić w biurach informacji gospodarczej (BIG InfoMonitor, KRD, ERIF) lub Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości).
Co oznacza brak wpisu firmy w CEIDG i KRS?
Jeśli 10-cyfrowy NIP nie zwraca wyników ani w CEIDG (dla JDG), ani w KRS (dla spółek), podmiot najprawdopodobniej nie istnieje, numer został błędnie podany (np. błąd w cyfrze kontrolnej) lub dotyczy zagranicznego podmiotu nieposiadającego polskiego oddziału. Zawsze zweryfikuj taki NIP w rejestrze REGON GUS — jeśli tam również go brak, rekord jest błędny.
Czy spółka cywilna ma własny numer NIP i REGON?
Tak. Spółka cywilna posiada własny, odrębny numer NIP i REGON nadany dla celów podatkowych i statystycznych, mimo że nie posiada osobowości prawnej. Jednak w CEIDG nie wyszukasz samej spółki cywilnej jako jednostki — w CEIDG figurują poszczególni wspólnicy (osoby fizyczne), a przy ich wpisach widnieje informacja o uczestnictwie w spółce cywilnej.