Krótka odpowiedź: nie z CEIDG. Ani z KRS, ani z REGON. Żaden z tych rejestrów nie publikuje adresów e-mail w standardowym zakresie danych — i to jest źródło największego nieporozumienia w tej kategorii.
Adresy e-mail muszą skądś przyjść. Są na to trzy realne drogi i każda ma inną cenę.
Czego nie ma w rejestrach publicznych
W CEIDG i KRS znajdziesz: nazwę, NIP, REGON, KRS (dla spółek), formę prawną, adres siedziby, kody PKD, datę rozpoczęcia działalności, status (aktywna, zawieszona, wykreślona). To solidny fundament — dzięki niemu wiadomo, które firmy w ogóle istnieją.
Nie znajdziesz tam natomiast adresu e-mail ani telefonu w sposób, na którym można oprzeć bazę marketingową. Telefon i e-mail pojawiają się w CEIDG tylko wtedy, gdy przedsiębiorca sam zgodził się je ujawnić — a to rzadkość, bo domyślnie ich tam nie ma.
Dlatego pytanie „skąd wziąć bazę z e-mailami” jest w rzeczywistości pytaniem „skąd wziąć warstwę kontaktową, której rejestry nie dają”. Odpowiedzi są trzy.
Droga 1: kupić gotowe opracowanie
Najszybsza i najdroższa w przeliczeniu na rekord, ale najtańsza w koszcie twojego czasu. Ktoś już połączył rejestry ze stronami firmowymi, uzupełnił kontakty i sprzedaje wynik jako plik.
Na co uważać przy zakupie:
- Pytaj o kompletność liczoną od całości zbioru, nie od rekordów, które już mają kontakt. „42% rekordów ma e-mail” może znaczyć dwie zupełnie różne rzeczy: 42% ze wszystkich firm albo 42% z tych, które w ogóle mają jakikolwiek kontakt. Różnica w drugim przypadku bywa dwukrotna.
- Żądaj próbki. 20 rekordów wystarczy, żeby sprawdzić kilka NIP-ów w rejestrze i wysłać testową wiadomość na 3–4 adresy.
- Sprawdź datę synchronizacji. Konkretną datę, nie „stale aktualizujemy”.
Droga 2: zbudować samemu
Zbieranie adresów ze stron firmowych bywa legalne, ale nie jest bezwarunkowe. Zanim zaczniesz:
- Sprawdź robots.txt i regulamin serwisu. robots.txt mówi, czego właściciel nie chce indeksować. Regulamin może wprost zakazywać pobierania danych — i wtedy roboty nie mają nic do rzeczy.
- Nie zbieraj danych osobowych „przy okazji”. Zbierasz kontakt firmowy, nie dane prywatne z zakładek „o mnie”.
- Zapisuj źródło każdego rekordu. Bez tego po trzech miesiącach nie odpowiesz na pytanie, skąd masz dany adres — a to pytanie pojawi się przy pierwszej skardze.
Koszt: kilkadziesiąt godzin pracy i wysoki odsetek błędów na start (adresy ogólne typu biuro@, skrzynki porzucone, literówki w domenach). Jakość rośnie dopiero po wdrożeniu weryfikacji.
Droga 3: wzbogacanie i weryfikacja
Niezależnie od tego, skąd masz adresy, ostatni krok jest ten sam — weryfikacja składni, domeny i skrzynki. To ona decyduje, czy twoja kampania ma 2% odbić czy 20%.
Minimum, które warto zrobić:
- Walidacja składni adresu.
- Sprawdzenie, czy domena ma rekordy MX (czy w ogóle przyjmuje pocztę).
- Odrzucenie adresów jednorazowych i oczywiście błędnych (
noreply@,abuse@, adresy z placeholderów). - Test dostarczalności na małej próbce przed pełną wysyłką.
Bez tych czterech kroków żadna baza — kupiona czy zbudowana — nie jest gotowa do użycia.
Dlaczego „100% e-maili” to zawsze nieprawda
Zbiór oparty o rejestry publiczne nie może mieć 100% adresów e-mail. Nie z powodu jakości pracy, ale z powodu natury danych: część firm nie ma strony, część ma tylko formularz kontaktowy, część działa w modelu, w którym kontakt e-mailowy nie istnieje (np. jednoosobowa działalność bez strony).
Jeśli oferta obiecuje 100%, to znaczy jedno z trzech: liczba jest policzona od podzbioru, rekordy są dorysowane, albo baza zawiera adresy zebrane w sposób, którego sprzedawca nie chce opisać.
My podajemy kompletność wprost — także wtedy, gdy nie wygląda imponująco. Dokładne liczby są w ramce poniżej i na stronie głównej, a sposób ich policzenia opisujemy w metodologii.
Ile to realnie kosztuje
Najważniejsza liczba w tej kategorii to nie cena nominalna pliku, tylko koszt jednego użytecznego i bezpiecznego kontaktu: cena zakupu podzielona przez liczbę rekordów, które faktycznie posiadają aktywny e-mail i nie wygenerują twardego odbicia (bounce).
| Model pozyskania (10 000 rekordów) | Cena nominalna | Realne e-maile | Wskaźnik bounce | Nakład na czyszczenie | Koszt 1 sprawnego kontaktu |
|---|---|---|---|---|---|
| Tani broker bez weryfikacji | 190–300 zł | ~600–900 aktywnych | 25–40% odbić | 15–20 godzin ręcznej weryfikacji | 0,50–0,80 zł + ryzyko spamu |
| Samodzielny scraping www | 0 zł (pozornie) | ~1 500 adresów | 10–20% odbić | 35–50 godzin pracy pracownika | 35–50 zł / roboczogodzina |
| Zweryfikowana baza CBG | Wg cennika | ~2 800 zweryfikowanych | Poniżej 3% | 0 godzin (dane gotowe do importu) | 0,15–0,20 zł za kontakt |
Drugi koszt, którego nikt nie wpisuje w kalkulację: czas na czyszczenie. Jeśli z kupionej bazy musisz wyrzucić połowę rekordów, to nie kupiłeś połowy bazy — kupiłeś całą bazę i dodatkową pracę programisty lub handlowca. Do tego dochodzi ryzyko utraty reputacji domeny pocztowej: jeśli wskaźnik bounce przekroczy 5%, serwery Google Workspace i Microsoft 365 zaczną kierować całą Twoją firmową pocztę do folderu Spam.
Od czego zacząć
Jeśli potrzebujesz kontaktów na wczoraj — kup opracowanie, ale najpierw weź próbkę i sprawdź ją w rejestrze.
Jeśli masz wąską niszę i czas — zbuduj samemu, ale od razu z rejestrem źródeł i weryfikacją MX, bo bez tego odsetek odbić zje cały zysk.
Jeśli nie wiesz, ile rekordów w ogóle istnieje w twojej niszy — sprawdź to najpierw. Nasz katalog pokazuje liczby rekordów per branża, region i kod PKD, zanim cokolwiek kupisz: bazy firm wg branży, wg województwa, wg kodu PKD.
Najczęstsze pytania
Czy w CEIDG są adresy e-mail firm?
Mogą być, ale tylko wtedy, gdy przedsiębiorca sam zgodził się na ich publikację. Domyślnie CEIDG nie udostępnia e-maila ani telefonu — publikuje dane identyfikacyjne, adres i kody PKD.
Skąd bazy firm mają adresy e-mail, jeśli rejestr ich nie ma?
Ze stron firmowych, z KRS dla spółek (gdzie kontakt bywa ujawniony), z katalogów branżowych i z uzupełniania przez weryfikację domen. Warstwa kontaktowa jest dokładana do rejestru, nie pobierana z niego.
Czy mogę wysłać ofertę na adres z bazy?
Do firm i osób fizycznych prowadzących działalność obowiązuje wymóg uprzedniej zgody na komunikację handlową środkami elektronicznymi (Prawo komunikacji elektronicznej) oraz obowiązki informacyjne z RODO. Kupno bazy tego nie zmienia — patrz artykuł o legalności zakupu.
Ile procent e-maili to dobry wynik?
Dla zbioru opartego o rejestry publiczne wynik w granicach 20–35% adresów e-mail liczonych od całości jest normalny i uczciwy. Powyżej 50% zwykle oznacza, że liczba jest liczona od węższego podzbioru.